賃管士 管理実務 問56｜管理業者の帳簿——備付けの単位・記載事項・電磁的記録

正答（誤っているもの）はオです。

賃貸住宅管理業法18条は、賃貸住宅管理業者は「その営業所又は事務所ごとに、その業務に関する帳簿を備え付け」なければならないと定めています。主たる事務所に一括して備え付けるだけでは足りません。オはこの点で誤りです。

ア・イは施行規則38条1項の記載事項、ウは同条2項の電磁的記録による代替、エは法18条の「委託者ごとに」記載するという規定のとおりで、正しい記述です。

帳簿制度の構造:

各選択肢:

• ア（正）: 規則38条1項1号〜5号どおり。
• イ（正）: 規則38条1項6号どおり。
• ウ（正）: 規則38条2項どおり。
• エ（正）: 法18条どおり。記載は「委託者ごとに」行う。
• オ（誤・正答）: 法18条は「その営業所又は事務所ごとに」帳簿を備え付けるよう求めている。主たる事務所に一括して備え付けるだけでは足りない。

【賃貸住宅管理業者の帳簿制度——備付けの単位・記載事項・電磁的記録】

1. 帳簿備付け義務（法18条）

賃貸住宅管理業法18条は、賃貸住宅管理業者に対し「その営業所又は事務所ごとに、その業務に関する帳簿を備え付け、委託者ごとに管理受託契約について契約年月日その他の国土交通省令で定める事項を記載し、これを保存しなければならない」と定めています。ポイントは二つです。第一に、備付けの単位は会社全体ではなく「営業所又は事務所ごと」であり、複数の拠点を持つ管理業者は、それぞれの拠点に帳簿を備える必要があります。第二に、記載は「委託者ごとに」行います。この記載事項を具体化した施行規則38条1項は、次の6項目を挙げています。

1. 管理受託契約を締結した委託者の商号、名称又は氏名

2. 管理受託契約を締結した年月日

3. 契約の対象となる賃貸住宅

4. 受託した管理業務の内容

5. 報酬の額

6. 管理受託契約における特約その他参考となる事項

帳簿は、管理業者が委託者ごとの契約内容を把握し、行政による監督の際に業務の状況を確認するための基礎資料になります。

2. 電磁的記録による代替（規則38条2項）

2項は、1項各号の事項が電子計算機に備えられたファイル又は電磁的記録媒体に記録され、必要に応じ賃貸住宅管理業者の営業所又は事務所において電子計算機その他の機器を用いて明確に紙面に表示されるときは、その記録をもって帳簿への記載に代えることができると定めています。管理システム上のデータで帳簿を作る場合も、各営業所・事務所で必要なときに紙面に表示できる状態にしておくことが条件です。

3. 閉鎖と保存（規則38条3項）

3項は、帳簿（電磁的記録を含む）を「各事業年度の末日をもって閉鎖するものとし、閉鎖後五年間当該帳簿を保存しなければならない」と定めています。閉鎖の単位は個々の契約の終了ではなく事業年度です。

4. 実務上の留意点

営業所を新設したときは、その営業所の帳簿を用意し、その営業所で扱う管理受託契約を委託者ごとに記載する体制を整える必要があります。本社のシステムで一元管理している場合でも、各営業所・事務所で帳簿の内容を紙面に表示できるようにしておかなければ、規則38条2項の代替の要件を満たしません。事業年度末の閉鎖と5年間の保存期限の管理も、拠点ごとに漏れなく行いましょう。