管業 適正化法・他法令 問37：業者の業務規制

管理業者は事務所ごとに帳簿を作成し、閉鎖後「5年間」保存しなければなりません。2年間ではありません。常時作成義務があります（要求があるときのみではありません）。帳簿は各事務所ごとに保存する必要があります。正答はアです。

適正化法第75条は「マンション管理業者は、国土交通省令で定めるところにより、その事務所ごとに、その業務に関する帳簿を作成し、これを保存しなければならない」と規定します。施行規則第86条は帳簿の保存期間を「各事業年度の末日をもって閉鎖した後5年間」と定めます。アはこの規定を正確に表現しており正答です。イは2年間とある点で誤りです。ウは要求があるときのみ作成とある点で誤りです。エは各事務所に保存義務があり、本社一括保存では足りないため誤りです。帳簿の記載事項は施行規則で定められており、委託した管理組合の名称・所在地・委託期間・受領金額等が含まれます。

帳簿作成・保存義務（適正化法第75条）は管理業者のコンプライアンス証跡として機能します。5年間保存という期間は、一般的な商事消滅時効（5年：商法第522条・改正民法で統一）や税務調査対応（申告期限から5年）とも整合しています。帳簿の記載事項（施行規則第86条）として主なものは、委託した管理組合の名称・所在地・管理委託契約の期間・受領した報酬の額・担当した専任の管理業務主任者の氏名等です。帳簿は国土交通大臣（または都道府県知事）の報告徴収・立入検査（第81条）の対象でもあり、虚偽記載や保存義務違反は第88条（30万円以下の罰金）の対象となります。実務では電磁的記録（電子データ）での帳簿作成・保存も認められており（施行規則改正）、ペーパーレス化が進んでいます。ただし電磁的保存の場合でも5年間の保存要件は変わらず、かつ閲覧要求への対応（印刷または表示が可能な状態）が求められます。なお帳簿の他に、標識の掲示義務（第71条）・証明書の携帯義務（従業者証明書）等も業者の業務規制として整理しておきましょう。