管業 管理組合会計・財務 問9｜証憑書類と帳簿の関係

証憑書類とは、領収書・請求書・契約書など、お金の動きの証拠となる書類です。仕訳を帳簿に記入するときは、必ずこの証憑書類をもとに行います。会計管理として適切なのは、帳簿と証憑書類の両方を一定期間保存することです。選択肢イがこの原則を正確に述べています。管理組合は非営利組織ですが、証憑書類と帳簿の適切な保存は区分所有者への説明責任（アカウンタビリティ）の観点からも必要です。正答はイです。

証憑書類は、仕訳の根拠となる書類として帳簿記入の正確性と信頼性を担保します。主な証憑書類には領収書（支払の証明）・請求書（費用の根拠）・契約書（取引の根拠）・銀行通帳のコピー（入出金の証明）等があります。選択肢アは「記入が終われば保存不要」としていますが、標準管理規約（令和7年10月17日改正版）64条1項は理事長に会計帳簿その他の帳票類の作成・保管を求めており、同コメント64条関係②は作成・保管すべき帳票類として領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書などを挙げているため誤りです。選択肢ウは証憑書類の管理はすべて管理会社という主張ですが、管理組合自身も証憑書類を確認・保管することが適切な自治管理の観点から求められます。選択肢エは証憑なき支出を総会承認で正当化しようとするものですが、証憑書類なしの支出は内部統制上の問題があり総会承認は瑕疵を治癒しません。

証憑書類の管理は、管理組合の財務透明性を確保するうえで中核をなします。管理業務主任者の実務上、管理受託契約において管理会社が作成・保管する書類と管理組合が保管すべき書類を明確に区分することが重要です。管理業者には、マンション管理適正化法施行規則87条5項により、毎月、管理組合のその月における会計の収入及び支出の状況に関する書面を作成し、翌月末日までに管理者等に交付する義務があります。一方、管理組合の側では、標準管理規約（令和7年10月17日改正版）64条1項により理事長が会計帳簿その他の帳票類を作成・保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があれば閲覧させなければなりません。コメント64条関係②は、保管すべき帳票類として領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券などを挙げています。また監事は管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならず（41条1項）、収支決算案は監事の会計監査を経て通常総会に報告し承認を得ます（59条）。証憑書類と帳簿の照合は、この会計監査の基礎になります。なお、管理組合が消費税の課税事業者として一般課税で申告する場合には、支払った管理委託費等について適格請求書等の保存が仕入税額控除の要件になる点にも注意が必要です。