マン管 管理実務 問29｜管理委託契約と個人情報保護

管理会社が管理組合から区分所有者の個人情報を受け取る場合、その情報は管理業務のためだけに使わなければなりません。別の目的で使ったり第三者に渡したりするには、原則として本人の同意が必要です。エが正答です。

個人情報保護法は、個人情報取扱事業者に、利用目的の特定（17条）、利用目的による制限（18条）、第三者提供の制限（27条）等を課しています。管理業者が管理委託契約に基づいて受け取った区分所有者の個人情報は、管理事務の目的の範囲で利用し、第三者に提供するには法令に基づく場合などの例外を除き本人の同意が必要です（27条1項）。国交省のマンション標準管理委託契約書も、管理業者は個人情報を契約の目的の範囲で取り扱い、正当な理由なく第三者に提供等してはならないと定めています。エが正答です。アは誤りです。取り扱う個人情報の件数による適用除外は、平成27年改正（平成29年全面施行）でなくなり、規模にかかわらず個人情報データベース等を事業に用いる者は個人情報取扱事業者に当たります（16条2項）。ウは誤りです。管理員は管理業者の従業者として業務を行う立場で、業務上の記録を管理業者に報告することは第三者提供に当たりません。イは誤りです。行政機関への提供も第三者提供に当たり、「法令に基づく場合」（27条1項一号）などの例外に当たる場合を除き本人の同意が必要です。

管理組合・管理業者の個人情報の取扱いは、個人情報保護法の各条に沿って整理します。定義：個人情報取扱事業者は個人情報データベース等を事業の用に供している者で（16条2項）、管理組合も区分所有者名簿等をデータベースとして管理していれば該当します。標準管理規約（令和7年10月改正）31条の2関係コメント④も、管理組合が個人情報取扱事業者に該当する場合は同法第4章の規定に基づき個人情報を取り扱う必要があるとしています。取得と利用：利用目的をできる限り特定し（17条）、その範囲を超えて取り扱わず（18条）、取得時には利用目的を通知又は公表します（21条）。要配慮個人情報の取得には原則として本人の同意が必要です（20条2項）。安全管理：安全管理措置（23条）、従業者の監督（24条）、委託先の監督（25条）が求められ、一定の漏えい等が生じたときは個人情報保護委員会への報告等が必要です（26条）。第三者提供：27条1項は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要で本人の同意を得ることが困難な場合等を除き、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供することを禁じています。ただし、個人情報取扱事業者が利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って提供する場合は、提供を受ける者は第三者に該当しません（27条5項一号）。管理組合から管理業者への名簿の提供は、この委託に伴う提供として整理できます。その場合、管理組合は委託先の監督（25条）を行い、管理業者は契約の目的の範囲でのみ取り扱います。管理組合の実務としては、名簿の利用目的を届出書の様式に記載して明示すること、閲覧請求への対応でプライバシーに配慮することなどが、標準管理規約31条の2関係コメントに示されています。