マン管 管理実務 問38｜住民交流と住民名簿の管理

管理組合が集めた緊急連絡先などの個人情報は、集めた目的（緊急時の連絡など）の範囲内でだけ使わなければなりません。また、情報が漏れないようにきちんと管理する義務があります。ウが正答です。

個人情報取扱事業者に当たる管理組合は、利用目的をできる限り特定し（個人情報保護法17条）、その範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならず（18条）、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければなりません（23条）。収集した緊急連絡先等は「緊急時の連絡・管理組合の運営」という目的に沿って使用し、漏えい等を防ぐ措置をとる必要があります。ウが正答です。アは誤りです。本人の同意が原則として必要なのは要配慮個人情報の取得で（20条2項）、それ以外の個人情報は、取得時に利用目的を通知又は公表すれば取得できます（21条）。イは誤りです。他の区分所有者の個人データを提供することは第三者提供に当たり、法令に基づく場合などの例外を除き本人の同意が必要です（27条1項）。標準管理規約も閲覧に「相当の理由」を求め、プライバシーへの配慮を求めています。エは誤りです。名簿への記載を拒否したことを理由に管理費の倍額を請求できる根拠は、区分所有法にも標準管理規約にもありません。

住民名簿の管理は、個人情報保護と管理組合運営の両立が課題です。標準管理規約（令和7年10月改正）31条の2は、理事長が組合員名簿と居住者名簿（組合員名簿等）を作成して保管し、組合員の相当の理由を付した書面による請求があったときは閲覧させなければならないとし（1項）、届出があったときは遅滞なく更新し（3項）、毎年1回以上内容を確認しなければならないとしています（4項）。同条関係コメント①は、居住者名簿を設備点検等のための連絡先把握に用い、災害時の避難支援や安否確認の観点から、高齢者・障害者・乳幼児など自ら避難することが困難な者を事前に把握しておくことが望ましいとしています。コメント④は、管理組合が個人情報取扱事業者に該当する場合は個人情報保護法第4章に基づき取り扱う必要があり、利用目的をできる限り特定し、取得した場合はあらかじめ公表している場合等を除き速やかに本人に通知又は公表しなければならず、本人から直接書面で取得する場合は利用目的を明示しなければならないため、届出の様式に利用目的を記載しておくことが考えられるとしています。さらに、災害時に自ら避難することが困難な者の情報は要配慮個人情報に該当する場合があり、その取得には原則として本人の同意が必要です（個人情報保護法20条2項）。コメント②は、閲覧に際してはプライバシーに留意し、請求の理由に照らして不要な項目は開示しないことも可能としています。外部業者への提供は第三者提供として本人の同意が原則必要ですが（27条1項）、管理業務の委託に伴う提供は第三者提供に当たらない扱いとなります（27条5項一号）。安全管理措置（23条）としては、名簿の保管場所の施錠、電子データのアクセス制限、廃棄手順の整備などが考えられます。