マン管 管理組合の運営 問19：管理組合の運営

電磁的方法（PDF・メール等）で規約等を提供する場合、相手方（区分所有者）の承諾が必要です。「書面を渡すはずのところを電子データで渡してもいいですか」と確認を取ることが必要です。これが正答ウです。アのWEB総会は規約変更なしには開催できません。イは「全員承諾」ではなく各組合員個別の承諾です。エのシステム障害は決議の有効性に影響する可能性があります。

2021年の標準管理規約改正は、IT化・デジタル対応として①電磁的方法による招集通知（各組合員の承諾が前提）、②WEB会議システムを用いた総会・理事会の開催（規約への明記必要）、③電磁的方法による議決権行使（各組合員の承諾が前提）、④電磁的記録による議事録等の作成・閲覧を認めています。規約・書面の電磁的提供については、各区分所有者の個別承諾が必要とされています（標準管理規約64条コメント参照）。よってウが正答です。アについて、WEB総会の開催は招集通知の形式（「場所（WEB会議システムを用いる場合はその旨）」と通知する）との整合が必要であり、標準管理規約に「WEB会議システムを用いて開催することができる」旨の規定を設けるか確認が必要です。なお既存の「集会を開く」という要件との整合については見解が分かれますが、総会の場所の代替として規約で認める方向が実務の流れです。イについて、電磁的方法による招集通知は「全員承諾」ではなく各組合員個別の承諾を得た者に対してのみ用いることができます（同43条4項）。エについて、システム障害によって議決権行使できない区分所有者が発生した場合は、その者の議決権が正当に行使されなかったとして、決議の手続き的瑕疵が問題となり得ます。

2021年の標準管理規約改正は、COVID-19対応を契機として進んだデジタル化対応の集大成であり、マンション管理のIT活用に係る根拠規定を整備しました。WEB総会については、「物理的な場所を問わずWEB会議システムを通じて参加できる総会」という形態であり、招集通知に「WEB会議システムを用いて開催する」旨と接続方法を記載する（標準管理規約43条1項改正）とともに、各マンションの規約において「WEB会議システムを用いて開催することができる」旨の根拠規定を整備することが推奨されています。電磁的方法による各種対応の整理を表形式で把握することが重要です。①招集通知の電磁的方法：各組合員の承諾が必要（全員承諾でなく個別承諾）、②議決権の電磁的行使：各組合員の承諾が必要、③規約・議事録の電磁的提供：各組合員の承諾が必要、④理事会の電磁的方法による招集・決議：同様の整備が必要（改正理事会関係条項）。WEB総会に固有の実務的課題として、①参加者の本人確認（なりすまし防止）、②秘密投票の確保（第三者が傍聴できる環境での議決権行使）、③システム障害時の手続き（続行・延会・やり直し等の対応ルール策定）、④接続困難な組合員への配慮（デジタルデバイドへの対応として書面議決・委任状を並行提供）があります。システム障害による議決権行使不能については、その障害が管理組合側の設備・手配の問題（サービス障害・容量不足等）に起因する場合は手続き的瑕疵として決議の効力が争われるリスクがあります。細則で「システム障害発生時は書面議決権行使を有効とする」「重大障害の場合は審議を延会する」等のルールを事前に定めておくことがリスク管理上不可欠です。