マン管 管理組合の運営 問28：管理組合の運営

理事会の書面決議は「全員」の同意が必要です（過半数ではなく全員です）。全理事が書面または電磁的方法で同意すれば、開催なしで決議が成立します。これが正答ウです。アの「過半数」は誤りで全員同意が必要です。イの監事は意見を述べる機会が保証されるべきです。エの「制限なし」は問題の性質によって実務上の慎重対応が求められる場合があります。

標準管理規約53条2項は「理事会の決議は、理事全員の書面又は電磁的方法による同意があれば、理事会を開催せずに行うことができる（書面決議）」と規定しています。よってウが正答（「理事全員」の同意・書面または電磁的方法）。アについて、書面決議の成立には「過半数」ではなく「全員」の同意が必要であり、誤りです。イについて、書面決議の場合でも監事への意見聴取の機会確保が推奨されており（標準管理規約コメント53条関係）、「監事が意見を表明することもできない」は内部統制上不適切な記述です。エについて、書面決議で行える事項の法的制限はありませんが、総会付議議案の決定（区分所有者全体に重大な影響）のような重要事項は、全理事の十分な討議を経た上で決定することが管理組合の健全運営上望ましく、書面決議で処理することの適否は慎重に検討すべきとされています。

理事会書面決議（標準管理規約53条2項）と総会書面決議（区分所有法45条）は構造が類似していますが、前者が「全理事の同意」、後者が「全区分所有者の同意」という相違があります。いずれも「全員同意」を要件とすることで、少数意見も排除せず全員の意思確認を完全に担保するという設計です。書面決議の実務的利用場面として、①年度末の決算報告書・収支報告書の理事会確認・承認（年次処理のため急ぐ場合）、②緊急の工事発注承認（理事会招集が間に合わない場合）、③管理業者への軽微な業務指示の確認（事後的書面決議）等があります。電磁的方法（メール・電子署名等）の活用により、物理的な書面回収の手間が省けるようになりましたが、同意の意思表示の確実性（なりすまし・意思表示の瑕疵）については電子署名・本人確認の仕組みを整備することが実務上の課題です。監事の書面決議への関与については、標準管理規約は明文では義務付けていないものの、コメントが「書面決議の場合も監事に意見陳述の機会を与えることが望ましい」旨を示しています。これは内部統制の観点から「執行決定の事前チェック」という監事の本来機能を書面決議でも維持するためです。なお、書面決議の議事録作成については、通常の理事会と同様に議事の経過・結果を記録した書面（または電磁的記録）を作成・保管する義務があります（標準管理規約53条4項準用）。